Política de Tratamiento de Datos Personales

Adoptada por SM COLOMBIA, proveedor de la plataforma ELECTIONSOFT, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

1. Quién responde por sus datos

ELECTIONSOFT es una plataforma que las campañas políticas contratan para organizar su estructura de trabajo. Por eso hay dos roles distintos, y es importante que usted sepa cuál le aplica:

En la práctica: si usted quiere saber por qué su nombre está en una campaña, o pedir que lo eliminen, la solicitud le corresponde en primer lugar a esa campaña. Si no sabe cómo contactarla, escríbanos a jlineros1985@gmail.com y le indicamos quién es el responsable de esa base de datos y trasladamos su solicitud dentro de los términos legales.

2. Datos que se tratan

1. Identificación: nombres, apellidos y número de cédula de ciudadanía.
2. Contacto: número de celular y, de manera opcional, correo electrónico.
3. Ubicación: dirección de residencia, barrio, comuna o corregimiento, municipio y departamento.
4. Datos electorales de fuente pública: puesto de votación, mesa y municipio donde la persona figura habilitada para votar, obtenidos de las consultas públicas de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
5. Datos de gestión de campaña: a qué líder y coordinador está vinculada la persona, seguimientos realizados, respuestas a encuestas internas y si asistió a votar el día de las elecciones.
6. Datos técnicos: fecha y hora de acceso, dirección IP y acciones realizadas por los usuarios con cuenta, con fines de seguridad y auditoría.

3. Advertencia sobre datos sensibles

La orientación política es un dato sensible según el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Estar registrado en la base de datos de una campaña permite inferir una preferencia política, y por eso:

• Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.
• La autorización debe ser previa, expresa e informada: la campaña debe pedírsela antes de registrarlo y explicarle para qué.
• Negarse a autorizarlo no le acarrea ninguna consecuencia y no afecta su derecho al voto ni ningún otro derecho.
• La plataforma no recolecta datos de salud, biométricos, de origen étnico, religiosos ni de vida sexual.

No se tratan datos de menores de edad. La plataforma está diseñada para personas habilitadas para votar, es decir mayores de 18 años.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos se usan únicamente para:

1. Organizar la estructura de trabajo de la campaña (coordinadores, líderes y personas registradas) y evitar registros duplicados.
2. Verificar el puesto y la mesa de votación de cada persona, para orientarla el día de las elecciones.
3. Hacer seguimiento del avance de la campaña frente a sus metas, incluidos reportes y mapas agregados por barrio o comuna.
4. Enviar comunicaciones propias de la campaña por los canales que la persona autorizó.
5. Coordinar la logística del día de elecciones: testigos, rutas de transporte y reporte de participación.
6. Atender los derechos de los titulares y cumplir obligaciones legales, contables y de seguridad de la información.

Lo que no se hace: los datos no se venden, no se alquilan, no se entregan a terceros con fines comerciales y no se comparten entre campañas. Cada campaña ve exclusivamente su propia información; la separación es técnica y está garantizada por el diseño del sistema.

5. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgó, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

6. Cómo ejercer sus derechos

Canal de atención: correo jlineros1985@gmail.com, WhatsApp 316 618 7478, o el sitio servicios.smcolombia.com.

Indique su nombre completo, número de cédula, un canal de contacto, la campaña de la que se trata (si la conoce) y qué solicita. Los términos legales son:

• Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible, se le informa el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos: se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible, se le informa el motivo y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.
• Si el reclamo llega incompleto, se le pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Pasados dos (2) meses sin respuesta suya, se entenderá desistido.

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio debe agotarse este trámite, según el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

7. Seguridad de la información

• Las contraseñas se guardan cifradas con algoritmo de un solo sentido; nadie, ni siquiera el proveedor, puede leerlas.
• Las claves de correo saliente de cada campaña se guardan cifradas con AES-256.
• El acceso está segmentado por perfil: un líder solo ve las personas que él registró; un coordinador, las de sus líderes; el candidato, las de su campaña.
• Se registra una bitácora de auditoría con las acciones sensibles (creación, edición, traslado y eliminación de registros).
• El sistema se protege contra inyección de código, falsificación de peticiones y ataques de fuerza bruta sobre el ingreso.

Ninguna medida de seguridad es infalible. Ante un incidente que comprometa datos personales se informará a los responsables afectados y, cuando corresponda, a la autoridad competente.

8. Conservación y eliminación

Los datos de una campaña se conservan mientras esté vigente el contrato del cliente y hasta seis (6) meses después de finalizado el certamen electoral correspondiente, salvo que una norma exija conservarlos por más tiempo. Terminado ese plazo, o cuando el cliente lo solicite, la base de datos se elimina de forma segura. El cliente puede pedir una copia de su información antes de la eliminación.

9. Transmisión y transferencia

Los datos se alojan en servidores de proveedores de infraestructura contratados por SM COLOMBIA, que actúan como subencargados y están obligados contractualmente a los mismos deberes de confidencialidad y seguridad. No se realizan transferencias de datos a terceros con finalidades distintas a las descritas en esta política.

10. Registro Nacional de Bases de Datos

Cuando la ley se lo exija según su naturaleza y tamaño, cada campaña responsable debe inscribir su base de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos que administra la Superintendencia de Industria y Comercio. Esa obligación corresponde al responsable, no al proveedor de la plataforma.

11. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 24 de agosto de 2026 y permanece vigente mientras la plataforma esté en operación. Cualquier modificación sustancial se comunicará a los clientes por correo electrónico y se publicará en esta misma página con una nueva versión y fecha.

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